Bon Ton durante una giornata di lavoro: 3^ Cronaca – Riunione, Videoconferenza, Jogging- (3 di 4)
L’esplorazione continua, entrando nel vivo di una giornata di lavoro con le buone (e cattive) maniere, fino ai primi minuti dopo il lavoro.
a) Riunione
1. Preparazione: se sei Tu a preparare o indire la riunione, bada ad alcune piccole cose importanti per la buona riuscita, perlomeno in fase di pianificazione ed inizio, della riunione.
- Save the date: se riesci, manda un “save the date” con qualche giorno di anticipo, in base alle usanze dell’azienda dove lavori. I partecipanti si possono così bloccare la data e l’orario. E cosa cortese sentire prima e persone che “devono” essere presenti, se per loro tale data e orario vanno bene, in modo da evitare continui spostamenti dalla riunione.
- Ovviamente va prenotata la sala riunioni se sei in azienda che ne ha diverse a scelta.
- Eventualmente organizzare acqua e caffè. Sconsiglio, a meno che non si tratti di una riunione fiume di una giornata intera, di fornire troppo cibo: la gente si assonna presto.
- Sii puntuale. Come organizzatore, è il caso di essere presente in anticipo, non solo per verificare che tutto sia a posto (tecnica, rinfresco ecc.), ma per educazione. Il padrone di casa riceve gli ospiti, non viceversa.
2. Svolgimento: qualche regola. Nelle aziende si sono cementate (o meglio, calcificate) spesso abitudini che, ad esempio ad una persona che entra nuova in azienda, possono sembrare strane. Il PC portatile o Tablet al seguito per fare altro fuorché partecipare alla riunione. C’è chi porta collaboratori non previsti (poi mancano i posti e parte la caotica corsa verso altre sedie) e via dicendo. Se riesci, metti su qualche regola di comportamento, possibilmente condivisa con i partecipanti.
- Cellulari spenti. Se ci sono urgenze vere e serie (famigliari malati, figli piccoli a spasso ecc.), mettere su silenzioso ed avvertire che si potrebbe essere disturbati
- Puntualità. Un ritardatario ruba tempo e nervi a 20 partecipanti puntuali. Un “no go” assoluto. Al massimo, ma allora si dice prima, si concedono max. 5 minuti per versarsi dell’acqua e per saluti reciproci, poi si inizia. Chi arriva tardi non pretendi un riassunto, anche se fosse il grande capo interstellare.
- Disturbo. Oltre ai cellulari, va chiarito se possono intervenire colleghi non previsti nella riunione o meno. Tutto per fare svolgere la riunione in ordine e con efficienza. Non fate altro fuorché ascoltare chi parla e partecipare dove richiesto. Scrivere messaggini o fare telefonate pur bisbigliando, è un fastidio enorme e non Ti rende sicuramente ne “cool” né più importante degli altri.
- Tempi di intervento. Sfido chiunque a dire che non conosce almeno una persona logorroica (se lo è lui o lei stessa, probabilmente non lo riuscirà ad ammettere). Bene, queste persone, ottime persone, hanno come necessità di farsi sentire, e non sempre a beneficio della soluzione dei temi in discussione, ma per emergere e profilarsi. Anche qui, se l’ambiente lo permette, fissate un tempo massimo di intervento ed eventualmente incaricate qualcuno a “vigilare” l’orologio. Alla scadenza si farà un cenno convenuto al logorroico e lo si farà terminare la frase.
- Protocollo. Qualcuno si farà gli appunti. Qualcun altro ne ha bisogno per fissare i passi successivi. Va chiarito prima chi scrive il protocollo (se necessario in questa riunione), che lo condividerà prima di farlo circolare. Il protocollo, per non diventare carta per disegni o il manifesto di autocelebrazione di chi lo scrive, avrà dei compiti assegnati con dei tempi precisi, condivisi in riunione, non ex-post.
b) Videoconferenza
- Le riunioni a distanza sono aumentate per motivi che ben conosciamo, anche se già prima della Pandemia era un metodo impiegato per incontri a distanza. Ho visto cose curiose, scurrili, imbarazzanti e penose in diverse videoconferenze nelle diverse occasioni, soprattutto quando i partecipanti erano presenti da casa (Homeoffice). Per prima cosa, appena si accende la telecamera ed il microfono, coloro che sono a casa si rendano conto che stanno facendo entrare, se anche solo con lo sguardo e le orecchie, persone a casa Vostra. Ed ora, cosa che noi Coach facciamo sempre, vi faccio qualche domanda (le risposte dovrebbero essere ovvie): Se fate entrare colleghi, clienti o altre persone in casa Vostra per lavoro, come li ricevete, in calzoncini e t-shirt con vista sul petto villoso (per gli uomini)? Per quanto i bimbi sono davvero una gioia per ogni genitore, è necessario che interrompano le videoconferenze, perché in fondo sono tanto carini? Bisogna proprio apparire in video, mentre alle spalle qualcuno sbatte il lenzuolo fuori dalla finestra? E il o la partecipante che non fa altro che muoversi con il portatile in stanza, andando qua e là a sbrigare altre faccende o sistemando perennemente il monitor? E ne ho viste tante altre. E’ ovvio, penso, cosa intendo. Poniamoci in maniera professionale, prendendo sul serio la videoconferenza, vestendoci come se fossimo in ufficio, preparando la stanza in maniera di evitare disturbi dei pur legittimi comproprietari della casa, bimbi, personale delle pulizie o chi altri gira per casa durante la mia riunione di lavoro.
- Il setting, cioè l’aspetto del posto nel quale mi trovo durante la video-riunione. La cosa principale è lo sfondo, i dintorni attorno alla mia testa e busto che gli altri vedono. Evitiamo disordine. Evitiamo di vantarci dei nostri trofei vinti al circolo bocciofilo od alla gara di tiro alla fune. Un sfondo può essere una semplice parete, una libreria se ordinata, oppure si usano filtri (skype li ha) che proiettano uno sfondo che sfuoca ciò che sta dietro alla persona o mostra una immagine che si può scegliere. Potete anche mettere un grande lenzuolo, facendo attenzione che sia bello grande da chiudere i bordi del monitor di chi vede e che sia fissato bene. Allontanate apparecchi telefonici e cercate di stare lontani dal citofono. Non spegnete perennemente la telecamera perché dovete fare altro. Siate presenti, salvo necessità personali importanti. E se non siete Voi a parlare, tenete il microfono spento. Troppo disturbo per tutti, rumori di sottofondo, il collegamento viene rallentato.
c) Jogging serale dopo il lavoro
(una preghiera ai maschietti un po’ macho)
Dopo il ritorno a casa vi cambiate in tenuta da jogging (qui si che è permesso l’orrendo calzino bianco) ed uscite. Vale quanto scritto per le altre occasioni in cui si entra in un ambiente pubblico. Non date fastidio agli altri. Quindi, se correte, cari signori dai bei fisici, mettetevi comunque una maglietta ed evitate di uscire a petto nudo. So bene che l’estate fa caldo, ma a parte il volgare esibizionismo, dovere subire una spallata con il Vostro sudore francamente mi fa schifo, è antiigienico e forse anche portatore di malattie. Evitate questa cafonaggine. Non è segno di libertà e indipendenza inibire la libertà altrui.
