Knigge (Bon Ton) während eines Arbeitstages: 3. Chronik – Sitzung, Videokonferenz, Jogging – (3 von 4)

Die Entdeckungsreise führt heute in den Arbeitstag mit Sitzungen und, am Ende, den ersten Minuten nach der Arbeit, mit guten (und schlechten) Manieren.

a) Sitzung

Vorbereitung: Wenn Du die- oder derjenige bist, die/der eine Sitzung einberuft, achte auf einige kleine und wichtige Details, die für das gute Gelingen der Sitzung wichtig sind.

- Save the date: Wenn möglich, schicke den Teilnehmern*innen ein „save the date“ einige Tage vor der Sitzung, basierend auf den Usancen der Firma, in der Du arbeitest. So können die Teilnehmer Datum und Uhrzeit in ihrem Kalender fixieren. Höflich ist es, die Personen, die anwesend sein „müssen“ vorher anzusprechen, ob der vorgeschlagene Termin auch passt. Dies sollte das ständige Verschieben der Sitzung verhindern.
- Selbstverständlich sollte ein Besprechungsraum reserviert sein, sofern Du in einer Firma arbeitest, die mehrere davon hat.
- Kaffee und Wasser kann man bereitstellen. Ich empfehle nicht unbedingt „Knabberzeug“ aufzutischen, die Teilnehmer werden sonst schnell müde. Mögliche Ausnahme: Die Sitzung dauert einen ganzen Tag.
- Sei pünktlich. Als Organisator ist es gut, vor Beginn der Sitzung vor Ort zu sein. Dies nicht nur um die Technik und Verpflegung zu checken, sondern auch aus Höflichkeit. Der Gastgeber empfängt die Gäste, nicht andersherum.

2. Verlauf: Wenn es Dir möglich ist, stell ein paar Verhaltensregeln für den Sitzungsverlauf auf, am besten mit den Teilnehmern abgestimmt.

- Handys sollten ausgeschaltet sein. Wenn es echte und ernsthafte Dringlichkeiten geben sollte (kranke Familienangehörige, Babys, die unterwegs sind o.ä.), stellt das Handy auf lautlos und informiert die Teilnehmer, dass man gestört werden könnte.
- Pünktlichkeit. Wer zu spät kommt, raubt den anderen 20 Teilnehmern die Nerven und die Zeit. Ein absolutes No-Go. Maximal, wenn vorher so kommuniziert, kann man eine Verspätung von 5 Minuten dulden, um Wasser einzuschenken und die Teilnehmer zu begrüßen, danach wird gestartet. Wer verspätet kommt, der verlange nicht, dass für ihn/sie alles erneut zusammengefasst wird, auch wenn es sich um den intergalaktischen Chef handelt.
- Störung. Neben dem Handy-Thema sollte vorab geklärt werden, ob das intervenieren von Kolleginnen und Kollegen, die nicht für die Sitzung vorgesehen sind möglich sein darf oder nicht. Dies, um die Sitzung mit Ordnung und Effizienz stattfinden zu lassen. Handy-Nachrichten schreiben oder flüsternd telefonieren ist ein großes Ärgernis für die anderen und lässt einen weder cooler noch wichtiger erscheinen.
- Redezeiten. Achten Sie auf die Redezeiten, die eigne und die der anderen. Vermeiden Sie ausufernde Ausführungen oder Off Topic Ausschweifungen. Klar, es gibt immer Menschen, die den Zwang haben viel zu reden, die sich gerne selbst zuhören, oftmals wenig lösungsorientiert oder sachbezogen.
  Diese haben das Bedürfnis hervorzuragen, sich zu profilieren. Auch hier gilt: Wenn die Umgebung und der Anlass es erlauben, fixiere eine maximale Redezeit und beauftrage ggf. jemanden, auf die Zeit zu achten. Bei Ablauf wird ein vereinbartes Zeichen gegeben und der gesprächige Kollege darf seinen Satz noch beenden.
- Protokoll. Einige werden sich Notizen machen. Einige brauchen diese, um die nächsten Schritte festzulegen. Es sollte vorher geklärt werden, wer das Protokoll schreibt (wenn das in der Sitzung notwendig ist), welches nach der Sitzung vorab abgestimmt wird, bevor es zirkuliert. Um zu verhindern, dass das Protokoll Zeichenpapier wird oder ein Manifest der Selbstverherrlichung des Verfassers, wird klar definiert wer welche Aufgaben (to do’s) hat, mit präzisen Zeiten, die in der Sitzung vereinbart wurden (nicht ex-post).

b) Videokonferenz

Online Sitzungen haben durch die Pandemie stark zugenommen, auch wenn sie vorher schon ein probates Kommunikationsmedium waren. Ich habe seltsame, skurrile, ja mitunter auch peinliche Situationen in Videochats beobachtet. Besonders war dies zu beobachten, wenn die Teilnehmer von zu Hause aus eingeloggt waren, sprich im Homeoffice. Als erstes macht Euch bewusst, dass ab dem Moment, in dem Mikrophon und Kamera einschaltet sind, fremde Personen Euer Haus betreten, wenn auch nur mit Augen und Ohren. Und nun, das macht man als Coach ja so, ein paar Fragen (die Antworten müssten offensichtlich sein): Wenn Du also Kollegen, Kunden oder andere Personen in Deine Wohnung eintreten lässt, wie empfängst Du Sie? In Shorts und T-shirt, mit Blick auf eine behaarte Brust (bei Männern)? Und was ist mit Kindern, die ja eine riesige Freude und Glück für die Eltern sind, aber ist es nötig, dass sie Videokonferenzen unterbrechen, weil sie ja so niedlich sind? Muss auf dem Monitor unbedingt sichtbar sein, dass jemand im Hintergrund das Bettlaken aus dem Fenster schüttelt? Oder wie ist es, wenn der Teilnehmer oder die Teilnehmerin mit dem Monitor herumläuft, sich hin und her bewegt, um andere Dinge zu erledigen oder den Bildschirm ständig adjustiert? Ich könnte noch viele weitere Beispiele nennen, die ich erleben musste. Ich denke ihr versteht, was ich meine. Präsentieren wir uns in einer professionellen Manier, indem wir zuallererst die Video-Sitzung ernst nehmen. Wir ziehen uns an, als wären wir im Büro. Wir bereiten den Raum vor, indem wir verhindern, dass auch die legitimen Miteigentümer der Wohnung oder des Hauses, Kinder, Hauspersonal etc., die Arbeitssitzung nicht stören.
Das Setting, also der Platz indem ich mich während der Video-Sitzung aufhalte. Hauptpunkt ist der Hintergrund, das, was um meinem Kopf und Oberkörper zu sehen ist. Unordnung sollte vermieden werden. Ebenso sollte das protzen mit Pokalen, die wir beim Tauziehen oder im Kegelklub gewonnen haben, unterlassen werden. Ein Hintergrund kann eine einfache Wand sein. Ein Bücherregal sollte z.B. geordnet sein. Man kann auch Filter benutzen (wie bei skype), die dem Hintergrund die Schärfe nehmen oder Bilder, die man sich aussuchen kann als Hintergrund verwenden. Es kann auch ein großes Laken aufgestellt werden, unter Beachtung dass die Ränder des Bildes mit abgedeckt sind. Bitte gut fixieren. Entfernt Telefone und versucht möglichst fern von der Wohnungsklingel zu sein. Schaltet nicht ständig das Video aus, um anderes zu tun. Seid anwesend, außer es gibt persönliche wichtige Bedürfnisse. Wenn ihr nicht redet, lasst das Mikrophon ausgeschaltet. Hintergrundgeräusche stören alle, und die Verbindung könnte verlangsamt werden.

c) Abendliches Jogging nach der Arbeit (eine Bitte an die Macho-Herren)

Zu Hause angekommen, ziehst Du dich in Sportkleidung um (hier sind ausnahmsweise die weißen Socken erlaubt). Vor Deiner Haustüre gilt das Gleiche, was für den Zutritt in andere öffentliche Räume gilt: Belästige nicht die anderen. Also, wenn Du mit deinem schönen Körper laufen gehst, ziehe bitte ein T-shirt oder ein Sporthemd an und vermeide es, mit freiem Oberkörper herumzulaufen. Ich weiß, dass es im Sommer warm ist, aber abgesehen vom vulgären Exhibitionismus, ist es mir extrem unangenehm, von Deiner verschwitzten Schulter angestupst zu werden. Es ist kein Zeichen von Freiheit und Unabhängigkeit, die Freiheit anderer einzuschränken!